regolamento

norme generali

La ricerca negli Archivi di Stato è libera e gratuita. Per fare ricerche nella Sala di Studio è necessaria l'autorizzazione della Direzione; l' autorizzazione è valida un anno ed è strettamente personale. Al momento del suo primo ingresso in Sala l’utente consulta il regolamento, conferisce con il funzionario di Sala per un primo orientamento alla ricerca e compila il modulo della domanda di ammissione. La finalità della ricerca deve essere chiaramente specificata dall’utente nella domanda di ammissione.

Per ogni ricerca condotta presso l’Archivio l’utente compila una apposita domanda, nella quale vanno distintamente indicati l’ argomento e la relativa finalità. La domanda di ammissione va comunque rinnovata ad ogni inizio d’anno. Gli studiosi possono richiedere l’iscrizione alla mailing-list dell’Istituto per ricevere informazioni o notizie relative all’attività dello stesso. 

La Sala di studio è aperta al pubblico dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 18.30. Eventuali cambiamenti di orario o giorni di chiusura sono comunicati al pubblico mediante avviso. Le prese del materiale archivistico avvengono dal lunedì al giovedì in orario 9,00-13,00 e 14,00-17,30, il venerdì la richiesta delle prese può avvenire dalle 9,00 alle 13,00.
È vietato introdurre nella Sala di studio borse, cartelle, altri contenitori, nonché telefoni cellulari e altri dispositivi di fotoriproduzione, salvo richiesta formale e autorizzazione espressa da parte del personale di sala per motivi di riproduzione con mezzi propri. Sono possibili controlli ed ispezioni in entrata e in uscita. Nei locali è attivo un impianto di videosorveglianza.

Prima di prendere posto in Sala di studio lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere. 
Per garantire in Sala di studio il massimo silenzio, i colloqui tra gli studiosi devono svolgersi fuori dalla Sala di studio, nei locali attigui o in anticamera. Le comunicazioni con il personale devono tenersi a bassa voce. Non è consentito l'uso di telefoni cellulari per comunicazioni telefoniche.

E’ a disposizione degli utenti la guida dei fondi e degli strumenti di ricerca, che presenta tutti gli strumenti e gli inventari disponibili sia in formato cartaceo sia in formato digitale, alcuni direttamente disponibili on-line sul sito web dell’Istituto. Gli inventari e gli strumenti di ricerca disponibili in formato cartaceo sono disposti in ordine numerico progressivo sugli appositi scaffali e sono liberamente consultabili da parte degli utenti, i quali prendono nota delle segnature archivistiche dei pezzi riportate negli inventari che al termine della consultazione devono essere ricollocati negli scaffali. Gli utenti possono inoltre consultare dalle postazioni informatiche presenti in Sala di studio le banche dati e gli inventari informatizzati disponibili, alcuni anche on-line sul sito web dell’Istituto. Gli strumenti informatizzati disponibili in Sala Studio non possono essere riprodotti né scaricati dagli utenti.

Per la richiesta dei pezzi l’utente compila in triplice copia le apposite schede di richiesta sul blocchetto numerato, che saranno vistate dall’addetto di Sala. Su ciascuna scheda di richiesta (predisposta con fogli di colore bianco, giallo, rosa) l’utente indica i dati di riferimento di un solo pezzo archivistico riportando in modo chiaro e completo la segnatura dell’inventario. E’ compito dell’addetto di Sala conservare i bollettari delle matrici nei quali restano allegati i fogli bianchi delle schede di richiesta. E’ compito altresì dell’addetto alle prese di:

  • collocare il foglio rosa al posto del pezzo prelevato, raccogliendolo una volta  che questo venga rimesso fisicamente nella sua posizione;
  • inserire il foglio giallo nel pezzo archivistico prelevato per seguirlo sempre, sia che venga riprodotto, oppure venga lasciato in deposito o venga ricollocato al posto nel deposito.

È vietata qualsiasi azione che possa danneggiare il materiale documentario. In particolare è vietato l'uso di stilografiche o altre penne a inchiostro. Non è consentito apporre segni o numerazioni sulle carte. È inoltre assolutamente vietato alterare l’ordine in cui si trovano i documenti all’interno delle unità archivistiche e porre fogli o altro tra le carte. Si deve altresì prestare la massima attenzione nella consultazione, evitare assolutamente di appoggiarsi sulle carte, di scrivere su fogli collocati sui documenti. Il personale preposto alla vigilanza interverrà in caso non si rispettino tali norme e in caso di ripetuta grave mancanza lo studioso potrà essere allontanato dalla Sala di studio, fermo restando la possibilità di ulteriori sanzioni nei casi più gravi.

Per rispondere al meglio alle esigenze dell’utenza non sono posti limiti al numero delle prese da effettuarsi giornalmente, compatibilmente con le esigenze degli altri studiosi presenti in sala. L’utente potrà richiedere per ciascuna presa non più di tre pezzi (volumi, buste, registri, filze, ecc.). Il personale colloca i pezzi prelevati nello scaffale destinato alla consegna. Da tale scaffale lo studioso ritira e consulta un pezzo per volta, pertanto per la consultazione del pezzo successivo si dovrà riconsegnare il precedente. Sul tavolo deve essere ben visibile il solo pezzo in consultazione accompagnato dal foglio giallo della scheda di richiesta.

L’utente può tenere in deposito non più di tre pezzi per una settimana.

I documenti conservati in Archivio sono liberamente consultabili, ad eccezione di:

  • quelli sottoposti a restrizioni di consultabilità ai sensi del degli artt. 122-127 del Codice dei beni culturali, per la consultazione dei quali è prevista una prassi disciplinata dagli art. 123 e 124 dello stesso codice;
  • fondi in corso di riordinamento, inventariazione e digitalizzazione;
  • documenti in cattivo stato di conservazione, deperibili, fragili  e/o in attesa di restauro, per i quali l’utente può richiedere che il restauro avvenga per via prioritaria compatibilmente con le possibilità dell’Istituto;
  • documenti utilizzati per esposizioni di carattere  temporaneo nella sede dell’Archivio. 

Per particolari motivate esigenze di studio, previa autorizzazione della Direzione, è possibile richiedere la consultazione anche di tali documenti.

Particolari e documentate necessità di più ampie consultazioni, non riconducibili alle procedure ora indicate, devono essere esposte direttamente al Direttore dell’Archivio di Stato che, se opportuno e possibile, provvede ad organizzare un apposito servizio. Per ricerche collettive da parte di gruppi di studiosi il coordinatore del gruppo deve conferire con il funzionario di sala che provvederà ad organizzare i lavori.

Qualora le condizioni e la tipologia dei materiali lo richieda il personale può richiedere l’uso di appositi guanti, per la manipolazione dei materiali fotografici e di quelli membranacei l’utilizzo dei guanti è obbligatorio. Negli altri casi si richiede agli utenti di lavare e asciugare attentamente le mani prima di esaminare i documenti richiesti in consultazione.

Lo studioso che utilizza materiale documentario dell’Archivio di Stato ha l’obbligo di consegnare tre copie dell’eventuale pubblicazione cui dà luogo la ricerca.

I laureandi che intendono utilizzare documenti dell’Archivio per la propria tesi di laurea sono tenuti a presentare all’Istituto lettera di presentazione del docente relatore, e consegnare una copia cartacea e/o il file da stampare a cura dell’Istituto stesso, che garantisce inoltre l’osservanza delle condizioni di consultazione stabilite dall’autore.

Gli utenti della Sala per motivi non di studio sono assoggettati alle stesse disposizioni, in quanto applicabili, del presente regolamento.

Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (in particolare il decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio e il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).