regolamento

servizio riproduzione e pubblicazione

Riproduzione
Dal 29 agosto 2017 (L. 4 agosto 2017, n. 124 che ha modificato l’art. 108 del D. Lgs. 42/2004) sono modificate le procedure di fotoriproduzione (cfr. circolare n. 33/2017 e circ. n. 39/2017 della Direzione generale Archivi e la circolare n. 14/2018 della Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali).
È consentita la riproduzione dei documenti archivistici liberamente consultabili sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell'Ufficio riproduzioni. Lo stato di conservazione dei documenti, il formato, la presenza di riproduzioni digitali già effettuate dall’Istituto per i materiali esclusi dalla consultazione ed altri motivi da rendere noti al richiedente, possono essere causa del mancato permesso alla loro riproduzione.
Non si effettuano fotocopie di materiale archivistico né bibliografico; l’Istituto permette esclusivamente riprese digitali o stampe effettuate da file digitali in caso di richiesta di copia conforme all’originale per finalità amministrative.
È soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione di fondi d’archivio, serie archivistiche complete e parti sostanziali di serie d’archivio.  Per fascicoli di consistenza inferiore a 150 carte può essere riprodotta una percentuale pari al dieci per cento del totale delle carte, per fascicoli di consistenza superiore a 150 carte tale percentuale è pari al 20 per cento del totale delle carte. Per gli atti notarili è consentita, per finalità di studio, la riproduzione di 10 carte per atto per singolo protocollo notarile. Per un atto di consistenza maggiore è possibile richiedere la riproduzione urgente all’Ufficio riproduzioni.
I limiti suddetti non possono essere superati anche in differenti sessioni di riproduzione e nel corso di diverse annualità; in particolare non possono essere riprodotte medesime unità archivistiche nell’ambito di successive richieste. 
E’ libera, mediante compilazione dell’apposita dichiarazione di cui alla circolare n. 33/2017 della Direzione Generale Archivi, la riproduzione diretta da parte degli utenti dei beni archivistici e di quelli bibliografici concessi in consultazione in Sala studio svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale. La riproduzione deve essere attuata esclusivamente nel rispetto della normativa vigente sul diritto d’autore (nei limiti del quindici per cento di ciascun volume o fascicolo di  periodico, eccettuate le  pagine di pubblicità, ad esclusione delle  opere fuori dai cataloghi editoriali e rare in quanto di difficile reperibilità sul mercato), con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di statuivi o treppiedi (ai sensi dell’art. 108, c. 3.1, del D. Lgs. 42/2004).
I documenti da riprodurre dovranno essere manipolati con attenzione, avendo cura di non mettere a rischio il materiale per ottenere immagini di migliore qualità. La riproduzione dovrà essere effettuata nella postazione appositamente individuata all’interno della sala studio,  tenendo il proprio dispositivo con entrambe le mani così da evitare il rischio di caduta dello stesso sul materiale; non dovrà essere usata una delle mani per tenere fermi registri o volumi. E’ altresì vietato spostare i documenti da riprodurre all’interno della sala studio per ottenere migliori condizioni di luce. Tutte le attività di riproduzione devono essere effettuate sotto la vigilanza del personale di Sala, uno studioso alla volta. L’utente è tenuto a consegnare all’Istituto entro tre giorni una copia di ogni riproduzione effettuata.
Nella dichiarazione compilata ai sensi dell’art. 108, c. 3.1, D. Lgs. 42/2004, l’utente dichiara l’accettazione delle vigenti disposizioni normative e attesta la sussistenza delle condizioni previste dalla legge per l’esercizio del diritto ad eseguire direttamente le riproduzioni dei documenti archivistici richiesti in consultazione.  L’Istituto, ai sensi della circolare suddetta, effettuerà idonei controlli, anche a campione, sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dette dichiarazioni.
Ogni studioso può richiedere complessivamente fino ad un massimo di 800 riproduzioni nel corso dell’anno sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell’Ufficio riproduzioni.
In caso di progetti di ricerca o di progetti editoriali unitari, anche se condotti da gruppo di più persone, il limite suddetto è da considerarsi applicato al progetto nella sua complessità e non ai singoli componenti del gruppo di lavoro.
Gli utenti possono richiedere la riproduzione dei documenti avvalendosi anche del servizio Riproduzioni dell’Istituto. In caso di riproduzioni effettuate senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale è previsto unicamente il pagamento della tariffa a titolo di rimborso spese. 
Le immagini dei documenti già disponibili in formato digitale o non consultabili in originale ma ripresi da banche dati create dall’Istituto, possono essere richieste a fronte del rimborso delle sole spese sostenute dall’Istituto stesso.
All’atto della compilazione dei moduli relativi alla riproduzione dei documenti, sia con mezzi propri sia a cura dell’Istituto, il richiedente esprime il consenso al trattamento dei propri dati personali, funzionali alla verifica del regolare svolgimento del servizio e al rispetto delle norme previste dal presente Regolamento, del quale va dichiarata la presa visione.
Nel rispetto della vigente normativa sulla protezione dei dati personali, saranno costituite apposite banche dati relative alle riproduzioni effettuate sia con mezzo proprio sia mediante i servizi dell’Ufficio riproduzioni.
Il versamento per le spese sostenute dall’Istituto si effettua dalle ore 9.30 alle ore 12.30 dal lunedì al venerdì; il martedì ed il giovedì anche dalle ore 14,00 alle ore 18,00. L’importo da pagare per le riproduzioni, computato dall’impiegato addetto, deve essere versato anticipatamente. All’utente viene rilasciata ricevuta non fiscale attestante l’avvenuto pagamento e al contempo viene indicata la data della consegna. Il ritiro delle riproduzioni avviene dopo tre giorni dalla richiesta.
Nel caso di immagini acquisite per scopi editoriali, commerciali, amministrativi, oltre al pagamento delle eventuali spese sostenute dall'Ufficio, l'utente è tenuto al pagamento dei relativi diritti così come stabilito nel tariffario dell'Istituto ai sensi del Decreto ministeriale 08/04/1994 e della lettera circolare n. 21 del 17/06/2005 della Direzione Generale per gli Archivi. Le domande di riproduzione di documenti per uso editoriale, commerciale, amministrativo o legale (o comunque volto all’emanazione di un provvedimento  amministrativo o al rilascio di certificati) sono soggette all’imposta di bollo.
Sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo:

  • le autorità governative, quando il documento sia necessario per motivi di servizio e nella richiesta sia fatto cenno di tale necessità;
  • le Province, i Comuni, gli enti per gli atti di loro appartenenza spontaneamente depositati presso l’Archivio di Stato, le organizzazioni ONLUS.