regolamento

Regolamento della Sala di studio

Norme generali

La ricerca negli Archivi di Stato è libera e gratuita. Per fare ricerche nella Sala di studio è necessaria l'autorizzazione della Direzione; l'autorizzazione è valida un anno solare ed è strettamente personale. Al momento del suo primo ingresso in Sala, l’utente consulta il Regolamento, conferisce con il funzionario di Sala per un primo orientamento alla ricerca e compila il modulo della domanda di ammissione. La finalità della ricerca deve essere chiaramente specificata dall’utente nella domanda di ammissione.

La domanda di ammissione va comunque rinnovata ad ogni inizio d’anno. Gli studiosi possono richiedere l’iscrizione alla mailing-list dell’Istituto per ricevere informazioni o notizie relative all’attività dello stesso.

All’atto della compilazione della domanda di ammissione, il richiedente esprime il consenso al trattamento dei propri dati personali, funzionali al rilascio dell’autorizzazione da parte del Direttore, e dichiara di aver preso visione del presente Regolamento.

Per quanto non precisato nel presente Regolamento, si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (in particolare il R.D. n. 1163/1911, il D.P.R. n. 1409/1963, il D.Lgs. n. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio e il  D.Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali).

La Sala di studio è aperta al pubblico dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle 18:30. Eventuali cambiamenti di orario o giorni di chiusura sono comunicati al pubblico mediante avviso. Le prese del materiale archivistico avvengono dal lunedì al giovedì in orario 9:00-13:00 e 14:00-17:30, il venerdì la richiesta delle prese può avvenire dalle 9:00 alle 13:00.
È vietato introdurre nella Sala di studio borse, cartelle, altri contenitori, nonché telefoni cellulari e altri dispositivi di fotoriproduzione, salvo richiesta formale ed espressa autorizzazione da parte del personale di sala per motivi di riproduzione con mezzi propri. Sono possibili controlli ed ispezioni in entrata e in uscita dall’Archivio. Nei locali è attivo un impianto di videosorveglianza.

Prima di prendere posto in Sala di studio, lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere. Per garantire il massimo silenzio in Sala di studio, i colloqui tra gli studiosi devono svolgersi all’esterno della Sala, nei locali attigui o in anticamera. Le comunicazioni con il personale devono tenersi a bassa voce. Non è consentito l'uso di telefoni cellulari per comunicazioni telefoniche.

E’ a disposizione degli utenti la guida dei fondi e degli strumenti di ricerca, che presenta tutti gli strumenti e gli inventari disponibili sia in formato cartaceo sia in formato digitale, alcuni direttamente disponibili on-line sul sito web dell’Istituto. Gli inventari e gli strumenti di ricerca disponibili in formato cartaceo sono disposti in ordine numerico progressivo sugli appositi scaffali e sono liberamente consultabili da parte degli utenti, i quali prendono nota delle segnature archivistiche dei pezzi riportate negli inventari che, al termine della consultazione, devono essere ricollocati negli scaffali. Gli utenti possono inoltre consultare dalle postazioni informatiche presenti in Sala di studio le banche dati e gli inventari informatizzati disponibili, alcuni anche on-line sul sito web dell’Istituto. Gli strumenti informatizzati disponibili in Sala Studio non possono essere riprodotti né scaricati dagli utenti.

Per la richiesta dei pezzi, l’utente compila in triplice copia le apposite schede di richiesta sul blocchetto numerato, che saranno vistate dall’addetto di Sala. Su ciascuna scheda di richiesta (predisposta con fogli di colore bianco, giallo, rosa) l’utente indica i dati di riferimento di un solo pezzo archivistico riportando in modo chiaro e completo la segnatura dell’inventario. E’ compito dell’addetto di Sala conservare i bollettari delle matrici nei quali restano allegati i fogli bianchi delle schede di richiesta.

 E’ compito altresì dell’addetto alle prese di:

  • collocare il foglio rosa al posto del pezzo prelevato, raccogliendolo una volta  che questo venga rimesso fisicamente nella sua posizione;
  • inserire il foglio giallo all’interno del pezzo archivistico prelevato; il foglio giallo deve sempre accompagnare l’unità, sia che venga riprodotta oppure che venga lasciata in deposito o che venga ricollocata al posto nel deposito.

È vietata qualsiasi azione che possa danneggiare il materiale documentario. In particolare è vietato l'uso di stilografiche o di altre penne a inchiostro. Non è consentito apporre segni o numerazioni sulle carte. È inoltre assolutamente vietato alterare l’ordine in cui si trovano i documenti all’interno delle unità archivistiche e porre fogli o altro tra le carte. Si deve altresì prestare la massima attenzione nella consultazione, evitare assolutamente di appoggiarsi sulle carte, di scrivere su fogli collocati sui documenti. Il personale preposto alla vigilanza interverrà in caso non si rispettino tali norme e in caso di ripetuta grave mancanza lo studioso potrà essere allontanato dalla Sala di studio, fermo restando la possibilità di ulteriori sanzioni nei casi più gravi.

Per rispondere al meglio alle esigenze dell’utenza non sono posti limiti al numero delle prese da effettuarsi giornalmente, compatibilmente con le esigenze degli altri studiosi presenti in sala. L’utente potrà richiedere per ciascuna presa non più di tre pezzi (volumi, buste, registri, filze, ecc.). Il personale colloca i pezzi prelevati nello scaffale destinato alla consegna. Da tale scaffale lo studioso ritira e consulta un pezzo per volta; pertanto, per la consultazione del pezzo successivo, si dovrà riconsegnare il precedente. Se è destinato alla ricollocazione, lo studioso appoggia il pezzo sull’apposito carrello. Sul tavolo deve essere ben visibile il solo pezzo in consultazione accompagnato dal foglio giallo della scheda di richiesta.

L’utente può tenere in deposito non più di tre pezzi per una settimana.

I documenti conservati in Archivio sono liberamente consultabili, ad eccezione di:

  • quelli sottoposti a restrizioni di consultabilità ai sensi del degli artt. 122-127 del Codice dei beni culturali, per la consultazione dei quali è prevista una prassi disciplinata dagli art. 123 e 124 dello stesso codice;
  • fondi in corso di riordinamento, inventariazione e digitalizzazione;
  • documenti in cattivo stato di conservazione, deperibili, fragili  e/o in attesa di restauro, per i quali l’utente può richiedere che il restauro avvenga per via prioritaria compatibilmente con le possibilità dell’Istituto;
  • documenti utilizzati per esposizioni di carattere temporaneo nella sede dell’Archivio. 

Per particolari motivate esigenze di studio, previa autorizzazione della Direzione, è possibile richiedere la consultazione anche di tali documenti.

Particolari e documentate necessità di più ampie consultazioni, non riconducibili alle procedure ora indicate, devono essere esposte direttamente al Direttore dell’Archivio di Stato che, se opportuno e possibile, provvede ad organizzare un apposito servizio. Per ricerche collettive da parte di gruppi di studiosi, il coordinatore del gruppo deve conferire con il funzionario di sala che provvederà ad organizzare i lavori.

Qualora le condizioni e la tipologia dei materiali lo richieda, il personale può richiedere l’uso di appositi guanti; per la manipolazione dei materiali fotografici e di quelli membranacei, l’utilizzo dei guanti è obbligatorio. Negli altri casi si richiede agli utenti di lavare e asciugare attentamente le mani prima di esaminare i documenti richiesti in consultazione.

Lo studioso che utilizza materiale documentario dell’Archivio di Stato ha l’obbligo di consegnare tre copie dell’eventuale pubblicazione cui dà luogo la ricerca.

I laureandi che intendono utilizzare documenti dell’Archivio per la propria tesi di laurea sono tenuti a presentare all’Istituto lettera di presentazione del docente relatore e a consegnare una copia cartacea e/o il file da stampare a cura dell’Istituto stesso, che garantisce inoltre l’osservanza delle condizioni di consultazione stabilite dall’autore.

Gli utenti della Sala per motivi non di studio sono assoggettati alle stesse disposizioni del presente regolamento, in quanto applicabili.

Biblioteca

La biblioteca dell’Archivio di Stato è ad uso interno e, pertanto, non è consentito il prestito esterno. Gli utenti ammessi in Sala possono comunque chiedere la consultazione dei libri necessari alle loro ricerche.
La consultazione dei cataloghi e la lettura del materiale bibliografico in consultazione avvengono esclusivamente nei locali della Sala di studio

Fotoriproduzione

Dal 29 agosto 2017 (L. 4 agosto 2017, n. 124, che ha modificato l’art. 108 del D. Lgs. 42/2004) sono modificate le procedure di fotoriproduzione (cfr. circolare n. 33/2017 e circ. n. 39/2017 della Direzione generale Archivi e la circolare n. 14/2018 della Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali).

È consentita la riproduzione dei documenti archivistici liberamente consultabili sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell'Ufficio riproduzioni. Lo stato di conservazione dei documenti, il formato, la presenza di riproduzioni digitali già effettuate dall’Istituto per i materiali esclusi dalla consultazione ed altri motivi da rendere noti al richiedente, possono essere causa del mancato permesso alla loro riproduzione.

Non si effettuano fotocopie di materiale archivistico né bibliografico; l’Istituto permette esclusivamente riprese digitali o stampe effettuate da file digitali in caso di richiesta di copia conforme all’originale per finalità amministrative.

È soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete e parti sostanziali di serie d’archivio, ai sensi dell’art. 88 del R.D. 1163/1911.

L’unità archivistica minima, il fascicolo, si potrà riprodurre integralmente solo in specifici casi, che verranno valutati di volta in volta dal Funzionario di sala/Direzione in base alla finalità per cui si richiede la riproduzione integrale dell’unità archivistica.

E’ libera, mediante compilazione dell’apposita dichiarazione di cui alla circolare n. 33/2017 della Direzione Generale Archivi, la riproduzione diretta da parte degli utenti dei beni archivistici e di quelli bibliografici concessi in consultazione in Sala studio svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale. La riproduzione deve essere attuata esclusivamente nel rispetto della normativa vigente sul diritto d’autore (nei limiti del 15% di ciascun volume o fascicolo di  periodico, eccettuate le  pagine di pubblicità, ad esclusione delle  opere fuori dai cataloghi editoriali e rare in quanto di difficile reperibilità sul mercato), con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di statuivi o treppiedi (ai sensi dell’art. 108, c. 3.1, del D. Lgs. 42/2004).

I documenti da riprodurre dovranno essere manipolati con attenzione, avendo cura di non mettere a rischio il materiale per ottenere immagini di migliore qualità. La riproduzione dovrà essere effettuata nella postazione appositamente individuata all’interno della sala studio,  tenendo il proprio dispositivo con entrambe le mani così da evitare il rischio di caduta dello stesso sul materiale; non dovrà essere usata una delle mani per tenere fermi registri o volumi. E’ altresì vietato spostare i documenti da riprodurre all’interno della sala studio per ottenere migliori condizioni di luce. Tutte le attività di riproduzione devono essere effettuate sotto la vigilanza del personale di Sala, uno studioso alla volta. L’utente è tenuto a consegnare all’Istituto entro tre giorni una copia di ogni riproduzione effettuata.

Nella dichiarazione compilata ai sensi dell’art. 108, c. 3.1, D. Lgs. 42/2004, l’utente dichiara l’accettazione delle vigenti disposizioni normative e attesta la sussistenza delle condizioni previste dalla legge per l’esercizio del diritto ad eseguire direttamente le riproduzioni dei documenti archivistici richiesti in consultazione.  L’Istituto, ai sensi della circolare suddetta, effettuerà idonei controlli, anche a campione, sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dette dichiarazioni.

Ogni studioso può richiedere complessivamente fino ad un massimo di 800 riproduzioni nel corso dell’anno sia con mezzi propri sia utilizzando i servizi dell’Ufficio riproduzioni.

In caso di progetti di ricerca o di progetti editoriali unitari, anche se condotti da gruppo di più persone, il limite suddetto è da considerarsi applicato al progetto nella sua complessità e non ai singoli componenti del gruppo di lavoro.

Gli utenti possono richiedere la riproduzione dei documenti avvalendosi anche del servizio Riproduzioni dell’Istituto. In caso di riproduzioni effettuate senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale è previsto unicamente il pagamento della tariffa a titolo di rimborso spese.

Le immagini dei documenti già disponibili in formato digitale o non consultabili in originale ma ripresi da banche dati create dall’Istituto, possono essere richieste a fronte del rimborso delle sole spese sostenute dall’Istituto stesso.

All’atto della compilazione dei moduli relativi alla riproduzione dei documenti, sia con mezzi propri sia a cura dell’Istituto, il richiedente esprime il consenso al trattamento dei propri dati personali, funzionali alla verifica del regolare svolgimento del servizio e al rispetto delle norme previste dal presente Regolamento, del quale va dichiarata la presa visione.

Nel rispetto della vigente normativa sulla protezione dei dati personali, saranno costituite apposite banche dati relative alle riproduzioni effettuate sia con mezzo proprio sia mediante i servizi dell’Ufficio riproduzioni.

Il versamento per le spese sostenute dall’Istituto si effettua dalle ore 9:30 alle ore 12:30 dal lunedì al venerdì; il martedì ed il giovedì anche dalle ore 14:00 alle ore 18:00. L’importo da pagare per le riproduzioni, computato dall’impiegato addetto, deve essere versato anticipatamente. All’utente viene rilasciata ricevuta non fiscale attestante l’avvenuto pagamento e al contempo viene indicata la data della consegna. La consegna delle riproduzioni avviene entro 15 giorni dalla richiesta.

Nel caso di immagini acquisite per usi diversi da quelli personali o di studio e non richiesti da soggetti pubblici per finalità di valorizzazione, oltre al pagamento delle eventuali spese sostenute dall'Ufficio, l'utente è tenuto al pagamento dei relativi diritti così come stabilito nel tariffario dell'Istituto ai sensi del Decreto ministeriale 08/04/1994 e della lettera circolare n. 21 del 17/06/2005 della Direzione Generale per gli Archivi. Le domande di riproduzione di documenti per tali usi sono soggette all’imposta di bollo.

È possibile richiedere e ottenere copie conformi dei documenti con valore legale. Qualora le copie debbano essere rilasciate in bollo, per fini amministrativi, anche la domanda deve essere presentata in bollo compilando l' apposito modulo (DPR n . 642 del 26/10/1972 e art . 3 D.M. 20/08/92 Approvazione della tariffa dell'imposta di bollo). L'utente che richiede copie autenticate di documenti deve osservare le seguenti regole:

  • la domanda di richiesta deve essere redatta in carta bollata per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata la esatta collocazione archivistica;
  • sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo, ai sensi della vigente normativa sul bollo, nella misura di n. 1 (una) marca da bollo ogni 4 (quattro) facciate normali (formato protocollo).

Sarà cura dell'Istituto autenticare il documento fotocopiato, con l'indicazione del richiedente, degli estremi del documento riprodotto e ogni altra indicazione utile al riconoscimento del documento stesso.

Divulgazione

È libera la divulgazione, con qualsiasi mezzo, delle immagini di documenti archivistici, legittimamente acquisite, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa e promozione della conoscenza del patrimonio culturale, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro. Rientrano in questa categoria la pubblicazione di immagini in:

  • libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo di copertina inferiore a € 70,00;
  • in periodici scientifici;
  • pubblicazioni on-line, purché siano pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e siano ad accesso gratuito.

Per queste pubblicazioni occorre dare preventiva comunicazione del proposito di pubblicare alla Direzione dell’Archivio di Stato. L’Istituto effettuerà idonei controlli anche a campione sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti e in tutti i casi in cui sorgano fondati dubbi sulla veridicità delle dette dichiarazioni. La pubblicazione deve citare la fonte e riportare la segnatura archivistica esatta del documento, oltre all’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione a scopo di lucro. Il richiedente è obbligato a consegnare all’Archivio di Stato tre copie della pubblicazione o il relativo file in caso di pubblicazione on-line.

Per altre finalità e per libri con tiratura superiore alle 2.000 copie e prezzo di copertina superiore a € 70,00 e periodici non scientifici, la pubblicazione di immagini di materiali archivistici, è soggetta ad autorizzazione ed è subordinata al versamento di canoni e corrispettivi determinati ai sensi del vigente tariffario adottato dal Ministero. Occorre fare richiesta alla Direzione dell'Archivio, utilizzando l'apposito modulo corredato da marca da bollo, che deve pervenire in originale. Pertanto può essere inviato tramite posta cartacea oppure consegnato, in busta chiusa, all'ingresso dell'Istituto negli orari di apertura. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Archivio di Stato di Latina" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo. Il richiedente è obbligato a consegnare all’Archivio di Stato tre copie della pubblicazione o il relativo file in caso di pubblicazione on-line.